DATENSCHUTZRICHTLINIE FÜR BEWERBER

Als Teil unseres Bewerbungs- und Rekrutierungsverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten von Travelopia Holdings Limited gesammelt, bearbeitet und gespeichert. Wir setzen alles daran, die Art und Weise, auf die wir diese Daten sammeln, so transparent wie möglich darzustellen und alle geltenden Datenschutzbestimmungen zur Gänze einzuhalten. Diese Richtlinie und sämtliche ihrer Inhalte beziehen sich auf Travelopia Holdings Limited sowie deren assoziierte Unternehmen.

Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie wir personenbezogene Informationen über Sie während und nach Ihrer Bewerbung sammeln und bearbeiten, in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung. Sollten wir Ihnen ein Stellenangebot unterbreiten und Sie dieses annehmen, kommt eine andere Datenschutzrichtlinie zur Anwendung.

Diese Richtlinie ist nicht Teil eines Arbeits- oder eines anderen Dienstleistungsvertrags. Wir behalten uns das Recht vor, diese Richtlinie jederzeit zu ändern. Es ist überaus wichtig, dass Sie diese Richtlinie sowie alle anderen Richtlinien in Bezug auf Datenschutz, die wir eventuell zu bestimmten Gelegenheiten bereitstellen, wenn wir personenbezogene Daten über Sie sammeln oder bearbeiten, genau lesen, sodass Sie jederzeit darüber informiert sind, wie und warum wir Informationen dieser Art verwenden.

Wir sammeln und bearbeiten eine Reihe von Informationen über Sie. Dazu gehören:

• Die in Ihrem Lebenslauf und Begleitschreiben enthaltenen Informationen, einschließlich Name, Adresse und Kontaktdaten (auch E-Mail-Adresse und Telefonnummer), Geburtsdatum, Geschlecht;
• Details zu Ihren akademischen und beruflichen Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen sowie zu Ihrem beruflichen Werdegang;
• Informationen über Ihr aktuelles Gehaltsschema, einschließlich Ihrer Ansprüche auf Zusatzleistungen;
• alle Informationen, die Sie uns im Rahmen Ihres Vorstellungsgesprächs liefern;
• die Information, ob Sie eine Behinderung aufweisen, für die wir im Zuge des Rekrutierungsverfahrens angemessene Anpassungen vornehmen müssen;
• Informationen über Ihre Arbeitsberechtigung in der EU.

Wir sammeln diese Informationen auf verschiedene Arten. So können Daten beispielsweise in Bewerbungsformularen oder Lebensläufen enthalten sein, aus Ihrem Reisepass oder anderen Personaldokumenten stammen oder im Rahmen von Vorstellungsgesprächen oder anderen Bewertungen offengelegt werden, einschließlich im Rahmen von Online-Tests.

In manchen Fällen ist es auch möglich, dass wir personenbezogene Daten über Sie sammeln, die von Dritten stammen, zum Beispiel Referenzen von früheren Arbeitgebern, Informationen von Auskunfteien, die Hintergrundsüberprüfungen durchführen, sowie Informationen auf Basis von Strafregisterauszügen. Daten von Dritten werden nur dann eingeholt, wenn wir Ihnen ein Stellenangebot unterbreitet haben, und nachdem wir Sie von unserer Vorgehensweise in Kenntnis gesetzt haben.

Daten werden an verschiedenen Orten gespeichert, zum Beispiel in Ihrem Bewerbungsakt und in den Verwaltungssystemen unserer Personalabteilung und in anderen IT-Systemen, einschließlich unserer E-Mail-Systems.

Bevor wir einen Vertrag mit Ihnen abschließen können, müssen wir in Ihrem Auftrag gewisse Schritte vornehmen, für die wir Daten bearbeiten müssen. Des Weiteren müssen wir Ihre Daten bearbeiten, um einen Vertrag mit Ihnen abschließen zu können.

In manchen Fällen müssen wir Daten bearbeiten, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. So müssen wir beispielsweise überprüfen, ob ein erfolgreicher Bewerber über eine Arbeitsberechtigung in der EU verfügt, ehe das Beschäftigungsverhältnis starten kann.

Wir haben ein legitimes Interesse daran, personenbezogene Daten während des Rekrutierungsprozesses sowie für Aufzeichnungen dieses Prozesses einzuholen. Die Bearbeitung von Bewerberdaten ermöglicht es uns, den Rekrutierungsprozess zu verwalten, die Eignung eines Kandidaten für die betreffende Stelle zu überprüfen und zu bestätigen und letztlich zu entscheiden, wem ein Angebot unterbreitet werden soll. Des Weiteren müssen wir eventuell Daten von Bewerbern bearbeiten, um uns gegen rechtliche Forderungen zu verteidigen bzw. um auf solche Forderungen reagieren zu können.

Die Information, ob ein Bewerber eine Behinderung hat oder nicht, wird bearbeitet, um für Kandidaten mit Behinderung angemessene Anpassungen vornehmen zu können. Dies ist notwendig, damit wir unseren Verpflichtungen als Arbeitgeber nachkommen sowie spezifische Rechte ausüben können.

Im Rahmen des Gleichstellungsmonitoring ist es auch möglich, dass wir andere Sonderkategorien für persönliche Daten bearbeiten, wie Informationen zu ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Gesundheitszustand, Religion oder Überzeugung. Für diesen Zweck verwendete Daten werden anonymisiert oder mit dem ausdrücklichen Einverständnis der Bewerber gesammelt, welches jederzeit rückgängig gemacht werden kann. Bewerbern steht es völlig frei, zu entscheiden, ob sie solche Daten bereitstellen möchten oder nicht und ihnen entstehen keine Konsequenzen, wenn sie sich gegen eine Bereitstellung entscheiden.

Für bestimmte Rollen sind wir verpflichtet, Informationen zu strafrechtlichen Verurteilungen und Gesetzesübertretungen einzuholen. Wo wir diese Informationen einholen, geschieht dies, um uns die Wahrnehmung unserer Pflichten sowie die Ausübung spezifischer Rechte als Arbeitgeber zu ermöglichen.

Falls Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise gespeichert, falls in Zukunft eine Stelle frei wird, für die Sie in Frage kommen. Wir holen auf jeden Fall Ihr Einverständnis ein, falls wir Ihre Daten für diesen Zweck speichern. Es steht Ihnen frei, Ihr Einverständnis jederzeit zu widerrufen.

Ihre Informationen können intern im Rahmen des Rekrutierungsprozesses weitergegeben werden. Dazu gehören Mitglieder der Personalabteilung und des Rekrutierungsteams, Personen, die am Vorstellungsgespräche beteiligt waren, Manager in dem Geschäftsbereich, in dem die Stelle frei wurde sowie IT-Mitarbeiter, wenn Zugang zu diesen Daten für die Ausübung Ihrer Rolle erforderlich ist.

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Ihre Bewerbung ist erfolgreich und wir unterbreiten Ihnen ein Angebot. In diesem Fall werden wir Ihre Daten mit ehemaligen Arbeitgebern teilen, um Referenzen einzuholen, sowie mit Auskunfteien, die die erforderlichen Hintergrundüberprüfungen durchführen.

Es ist möglich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten auch an Gebiete außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, um den Rekrutierungsprozess abschließen zu können. In manchen Fällen ist es möglich, dass Ihre Daten an ein Land weitergegeben werden, dessen Datenschutzstandards von der Europäischen Kommission nicht als adäquat eingestuft werden. Unter diesen Umständen setzen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten auf eine Weise behandelt werden, die mit den Datenschutzregelungen der Europäischen Union konform geht. So würden wir beispielsweise Standardvertragsklauseln einbauen, die dies gewährleisten, oder, wenn sich die Drittperson in den USA befindet, uns auf das EU-US Privacy Shield berufen.

Wir nehmen die Sicherheit Ihrer Daten überaus ernst. Wir verfügen über interne Bestimmungen und Kontrollmechanismen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, unabsichtlich zerstört, missbraucht oder offengelegt werden, und um zu gewährleisten, dass der Zugriff auf die Daten nur unseren Mitarbeitern im Rahmen der Ausübung Ihrer beruflichen Verpflichtungen möglich ist. Weitere Details zu diesen Sicherheitsbestimmungen sind auf Anfrage erhältlich.

Des Weiteren haben wir Verfahren implementiert, die in Fällen zur Anwendung kommen, in denen Verdacht auf Verstöße gegen die Datensicherheit besteht, und werden Sie sowie die zuständige regulatorische Behörde von solchen vermuteten Verstößen informieren, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden Ihre Daten für einen Zeitraum von sechs Monaten nach Abschluss des relevanten Rekrutierungsprozesses gespeichert. Wir bewahren Ihre Daten für diesen Zeitraum auf, damit wir im Falle einer gesetzlichen Forderung beweisen können, dass keine Diskriminierung von Kandidaten auf Basis unrechtmäßiger Gründe stattgefunden hat und dass das Bewerbungsverfahren auf faire, transparente Weise durchgeführt wurde. Wenn Sie uns die Erlaubnis erteilen, Ihre personenbezogenen Daten zu speichern, bewahren wir diese für weitere sechs Monate auf, falls sich in diesem Zeitraum weitere Beschäftigungsmöglichkeiten ergeben. Nach Ende dieser Frist, oder nachdem Sie Ihr Einverständnis zurückgezogen haben, werden Ihre Daten gelöscht oder zerstört.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die im Zuge des Rekrutierungsprozesses gesammelten Daten in Ihren Personalakt aufgenommen und für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt. Die Fristen für die Aufbewahrung Ihrer Daten werden Ihnen in einer neuen Datenschutzrichtlinie mitgeteilt.

Als betroffene Person verfügen Sie über eine Reihe von Rechten hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten. Unter gewissen Umständen können Sie:

• eine Kopie Ihrer Daten anfordern und darauf zugreifen;
• uns anweisen, unrichtige oder unvollständige Daten zu korrigieren;
• uns anweisen, Ihre Daten zu löschen oder nicht länger zu bearbeiten, zum Beispiel, wenn die Daten für den Zweck der Bearbeitung nicht länger relevant sind;
• in den Fällen Einspruch gegen die Bearbeitung Ihrer Daten erheben, in denen wir die Wahrung unserer legitimen Rechte als Grund für die Bearbeitung angeben;
• sowie uns anweisen, Ihre personenbezogenen Informationen an eine andere Stelle weiterzugeben.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie bitte unsere Personalabteilung per E-Mail an [email protected] oder per Post an Travelopia Holdings Limited, Origin One, 108 High Street, Crawley, West Sussex, RH10 1BD.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihren Rechten hinsichtlich Datenschutz nicht nachgekommen sind, haben Sie die Möglichkeit, Beschwerde beim Datenschutzbeauftragten (Information Commissioner) des Vereinigten Königreichs einzulegen. Wir bitten Sie jedoch, sich in erster Instanz an uns zu wenden.

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns im Zuge des Rekrutierungsprozesses Daten zu liefern. Allerdings sind wir, falls Sie nicht bereit sind, uns Daten zur Verfügung zu stellen, möglicherweise nicht in der Lage, Ihre Bewerbung ordnungsgemäß oder überhaupt zu bearbeiten.

Während des Bewerbungsprozesses werden Entscheidungen, die gravierende Auswirkungen für Sie haben, nicht ausschließlich auf Basis automatisierter Entscheidungsprozesse getroffen, mit Ausnahme von Fällen, in denen eine gesetzliche Grundlage dafür besteht und Sie von uns entsprechend informiert worden sind.

25th May 2018